Ψηφιακό θα γίνει το Γενικό Αρχείο του Κράτους, μέσα από έργο προϋπολογισμού €48 εκατ., το οποίο προκήρυξε η Κοινωνία της Πληροφορίας ΑΕ και χρηματοδοτείται από το Ταμείο Ανάκαμψης. Μέσω του έργου “Ψηφιοποίηση και Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους”, θα διασφαλιστούν τα αρχεία του Κράτους και θα επιτευχθεί ισότιμη πρόσβαση σε αυτά.
Το αντικείμενο του Έργου αφορά στην ψηφιοποίηση αρχείων των Γενικών Αρχείων του Κράτους, στη μετεγκατάσταση αυτών των ψηφιακών δεδομένων σε ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα, καθώς και στην προμήθεια όλης της απαραίτητης υποδομής (Κέντρα Δεδομένων και τοπική υποδομή), σε συνδυασμό με τις κατάλληλες υπηρεσίες ανάπτυξης λογισμικού και υποστήριξης.
Σκοπός του Έργου είναι να συμβάλει στην επίτευξη της αποστολής και των στόχων των Γενικών Αρχείων του Κράτους, που είναι ο εντοπισμός, η συγκέντρωση, η διάσωση, η διατήρηση και η εποπτεία στο διηνεκές των αρχείων της χώρας, η διασφάλιση της ισότιμης πρόσβασης σε αυτά με γνώμονα την ελευθερία της γνώσης, της πληροφόρησης και της έρευνας και η καλλιέργεια εθνικής αρχειακής συνείδησης.
Το έργο
Συγκεκριμένα, όπως ενημερώνει ο Σύνδεσμος Επιχειρήσεων Πληροφορικής και Επικοινωνιών Ελλάδας (ΣΕΠΕ), το αντικείμενο του έργου αφορά στην ψηφιοποίηση αρχείων των Γενικών Αρχείων του Κράτους, στη μετεγκατάσταση αυτών των ψηφιακών δεδομένων σε ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα, καθώς και στην προμήθεια όλης της απαραίτητης υποδομής (Κέντρα Δεδομένων και τοπική υποδομή), σε συνδυασμό με τις κατάλληλες υπηρεσίες ανάπτυξης λογισμικού και υποστήριξης.
Το Έργο θα υλοποιηθεί μέσω ιδίως των ακόλουθων ενεργειών:
– Ψηφιοποίηση περίπου 55.000.000 σελίδων μεγέθους Α3/Α4/A2/A1/A0 από τα αρχεία των Γενικών Αρχείων του Κράτους, τεκμηρίωση, ανάπτυξη θησαυρού όρων και ταξινόμηση του συνόλου του ψηφιακού υλικού.
– Υπηρεσίες μετάπτωσης πληροφοριακών δεδομένων από υπάρχοντα συστήματα, και αρχειοθέτηση του συνολικού ψηφιακού υλικού (παραγόμενου από την ψηφιοποίηση και από την μετάπτωση), την οργάνωση και αποθήκευση του σε Σχεσιακό Σύστημα Βάσης Δεδομένων.
– Ανασχεδιασμός και απλούστευση των επιμέρους διαδικασιών που αποτελούν αντικείμενο του έργου, μοντελοποίηση και σχεδιασμός Επιχειρησιακού Μοντέλου που επάγεται της διαδικασίας προς απλούστευση.
– Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους με ανάπτυξη εφαρμογής για την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών για την υποστήριξη της απλούστευσης της διαδικασίας. Το σύστημα θα προσφέρει ηλεκτρονικά τις διαδικασίες αναζήτησης και διάθεσης αρχειακών τεκμηρίων για ερευνητικούς σκοπούς αλλά και προσωποποιημένη και ασφαλή πρόσβαση πολιτών σε αρχειακό υλικό για την εξυπηρέτηση των έννομων συμφερόντων και δικαιωμάτων των πολιτών.
– Δημιουργία διαδικτυακής πύλης, μέσω της οποίας θα παρέχονται στο κοινό ψηφιακές υπηρεσίες Πληροφόρησης, Αναζήτησης και Ανάκτησης Αρχείων – Υποβολής Αιτημάτων Διάθεσης.
– Προμήθεια και εγκατάσταση του απαραίτητου εξοπλισμού και λογισμικού.
Αναμενόμενα οφέλη
Τα αναμενόμενα οφέλη από την υλοποίηση του έργου είναι:
– Ανάπτυξη και αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών των Γ.Α.Κ. προς τον πολίτη/ συναλλασσόμενο μέσω γρηγορότερης, ευκολότερης και ασφαλέστερης πρόσβασης στην ψηφιακή πληροφορία και ταχύτερης αναζήτησης πληροφοριών.
– Εξοικονόμηση πόρων και χρόνου εργασίας για τα στελέχη των Γ.Α.Κ. με παράλληλη αύξηση της αποδοτικότητας και καλύτερη αξιοποίηση του προσωπικού καθώς η ψηφιοποίηση του υλικού θα έχει ως αποτέλεσμα την μείωση της κίνησης των φυσικών αρχείων και κατά συνέπεια και του χρόνου απασχόλησης του αντίστοιχου προσωπικού, όπως και την σημαντική βελτίωση της επικοινωνίας και της ροής εργασίας της Κεντρικής με τις Περιφερειακές Υπηρεσίες.
– Διάσωση και διαφύλαξη του πολύτιμου αρχειακού υλικού από φυσικές καταστροφές και από τη φθορά του χρόνου.
– Μείωση λειτουργικού κόστους αναπαραγωγής της πληροφορίας από πρωτότυπο υλικό, χωρίς ταυτόχρονα τον κίνδυνο καταστροφής του.
– Καλύτερη εξυπηρέτηση των συναλλασσόμενων με καλύτερο έλεγχο και ταχύτερη διεκπεραίωση στη διακίνηση της πληροφορίας μέσω αυτοματοποιημένων συστημάτων αναζήτησης, ανάκλησης και επεξεργασίας που βελτιστοποιεί τις κλασσικές χειροκίνητες μεθόδους.
– Αποτελεσματικότερη ανταλλαγή πληροφοριών με άλλους φορείς με ανάλογο αντικείμενο καθώς και με υπηρεσίες του εξωτερικού.
