Στην κοινοπραξία «Netcompany – Intrasoft S.A. & MODUS Α.Ε.», που υπέβαλε οικονομική προσφορά η οποία ανέρχεται στο ποσό των 11,76 εκατ. ευρώ (με ΦΠΑ), κατακυρώθηκε και ανατέθηκε επισήμως η σύμβαση για το έργο «Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Τεχνικών Έργων και Πόρων (ΟΠΣΔΤΕΠ) του Υπουργείου Υποδομών και Μεταφορών», το οποίο είναι ενταγμένο στο Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας. Μέσω της τεχνολογίας, το υπουργεί επιχειρεί να «σκανάρει» και να ελέγχει τις πληροφορίες σχετικά με τα Τεχνικά Έργα και τους πόρους που δαπανώνται.
H στόχευση του εν λόγω έργου είναι η εισαγωγή ενός προηγμένου συστήματος που θα παρέχει τα απαραίτητα εργαλεία στο Υπουργείο Υποδομών και Μεταφορών για την παρακολούθηση του χαρτοφυλακίου όλων των τεχνικών έργων και των πόρων αυτών. Το σύστημα θα παρέχει σε όλα τα επίπεδα της διακυβέρνησης των έργων ακριβή και προσαρμοσμένη πληροφόρηση σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τα παραδοτέα, το κόστος και το χρονοδιάγραμμα καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής των εκτελούμενων εργασιών.
Σύμφωνα με την προκήρυξη, αντικείμενο της σύμβασης αποτελεί η εφαρμογή ενός σύγχρονου συστήματος Διαχείρισης Τεχνικών Έργων και Πόρων, το οποίο θα παράσχει στο Υπουργείο Υποδομών και Μεταφορών τα απαραίτητα ψηφιακά εργαλεία διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών, και συνεργασίας προσωπικού (collaboration tools) για την αποτελεσματική διαχείριση του χαρτοφυλακίου τεχνικών έργων και πόρων και αξιοποίηση των περιουσιακών του στοιχείων.
Το εν λόγω σύστημα θα αποτελέσει τον κύριο κόμβο πληροφόρησης και συνεργασίας για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη, μέσω ειδικών λειτουργιών, προσαρμοσμένων στα στάδια της μελέτης, δημοπράτησης, ανάθεσης, εκτέλεσης και παραλαβής των έργων του Υπουργείου με ασφαλή, ελεγχόμενο και τεκμηριωμένο τρόπο.
Συγκεκριμένα, το εν λόγω σύστημα θα επιτρέπει στο επιστημονικό και διοικητικό προσωπικό του υπουργείου:
· Να αυτοματοποιήσει την πλήρη τεκμηρίωση του κύκλου ζωής του έργου να επιταχύνει την διεκπεραίωση επιχειρησιακών διαδικασιών και να μειώσει σημαντικά το κόστος διαχείρισης κατασκευαστικών έργων και υποδομών.
· Να οργανώσει τον τεράστιο όγκο σχεδίων, πιστοποιήσεων, αδειοδοτήσεων, συμβάσεων , οικονομικών και τεχνικών εγγράφων τεκμηρίωσης του κάθε έργου, σε ένα κεντρικό και ασφαλές περιβάλλον για εύκολη πρόσβαση από τον υπολογιστή, το tablet ή το κινητό.
· Να εφαρμόσει αυστηρές πολιτικές ελέγχου και έγκρισης παραδοτέων καθώς και διαχείρισης κινδύνου και να αποκτήσει πλήρη έλεγχο και εποπτεία στην πρόοδο των καθηκόντων ανά διεύθυνση, έργο ή χρήστη.
· Να αυτοματοποιήσει την επικοινωνία με εργολάβους προμηθευτές, μηχανικούς και συμβούλους μέσω ειδικής Διαδικτυακής Πύλης.
Όπως αναφέρονταν, η νέα εφαρμογή θα προσφέρει προστιθέμενη στην λειτουργία του Υπουργείου, με την επίτευξη των παρακάτω αποτελεσμάτων:
· Δημιουργία ενιαίας πηγή αλήθειας (single source of truth) για την πρόοδο, την κατάσταση και τις σχετικές πληροφορίες του χαρτοφυλακίου του Υπουργείου σε πραγματικό χρόνο με αξιοποίηση διαδραστικών αναφορών.
· Πλήρης ψηφιακός μετασχηματισμός της διαχείρισης του χαρτοφυλακίου και της διακίνησης απαραίτητων πληροφοριών χωρίς έγχαρτα μέσα (paperless office).
· Ψηφιακές και αυτοματοποιημένες επιχειρησιακές ροές εργασίας πλήρως εναρμονισμένες με τις πολιτικές καθώς και τις συμβατικές υποχρεώσεις του Υπουργείου.
· Ασφαλή και διαβαθμισμένη πρόσβαση σε έγγραφα και πληροφορίες με πλήρεις διαδρομές ελέγχου (audittrails).
· Λεπτομερής ανάλυση ποσοτικών και ποιοτικών στοιχείων των έργων, παρακολούθηση εκτέλεσης του στρατηγικού σχεδιασμού με χρήση κρίσιμων δεικτών επίδοσης (KPIs).
· Σημαντική μείωση λειτουργικού κόστους (χρόνος, υλικά και μέσα αποθήκευσης) από την κατάργηση της φυσικής αρχειοθέτησης εγγράφων.
· Αξιοποίηση ιστορικών δεδομένων, στατιστική ανάλυση μεγάλων δεδομένων (BigData) για την παρακολούθηση τάσεων και λήψη συμπερασμάτων.
· Ξεκάθαρη κατανομή αρμοδιοτήτων και παρακολούθηση κρίσιμων οροσήμων.
· Διασφάλιση κανονιστικής συμμόρφωσης με ψηφιοποιημένες διαδικασίες ελέγχου και αξιολόγησης τεχνικών και διοικητικών εγγράφων πληροφοριών.
· Ολοκλήρωση με τρίτα συστήματα για αυτοματοποιημένη ανταλλαγή πληροφοριών.
· Αξιοποίηση του εν λόγω έργου ως υποδομή για την υλοποίηση μελλοντικών έργων και αξιοποίηση νέων τεχνολογιών διαχείρισης υποδομών.
